Las personas, también conocidas como reclamos, reclamos o estudios de reequilibrio económico-financiero , son solicitudes de compensación formal presentadas por uno de los contratos del contrato, generalmente el contratista cuando existe un desequilibrio en relación con las condiciones inicialmente acordadas.
Estos desequilibrios pueden ser causados por varios factores, cuya esencia está relacionada con los impactos en los costos, los plazos y el alcance del trabajo. La formulación de un reclamo debe estar anclada en hechos concretos, documentados y legalmente sostenibles. Las principales razones para las elecciones incluyen:
- Cambios de proyecto o alcance inicialmente definidos
- Retrasos causados por el contratista o por terceros
- Restricciones de acceso o retrasos en el lanzamiento del macizo de flores
- Problemas climáticos extremos no previstos
- Cambio en los precios de los insumos
- Variaciones inflacionarias
- Cambios legislativos o regulatorios
- Errores u omisiones en proyectos proporcionados
En resumen, el propósito de los reclamos es restaurar el equilibrio económico y financiero del contrato, evitando que una de las partes surja de daños causados por factores ajenos a su responsabilidad.
Compra de placas: pasos fundamentales
La elaboración de un reclamo efectivo requiere claridad técnica, conocimiento contractual y capacidad legal. Un documento electoral bien estructurado puede evitar disputas más graves, y a menudo se resuelve en la fase de negociación.
Análisis contractual detallado
El primer paso para preparar un reclamo es la lectura exhaustiva del contrato, identificar cláusulas de riesgo, responsabilidades de cada parte y procedimientos establecidos para modificaciones contractuales. A menudo, el contrato en sí define el formato, la fecha límite y los requisitos para la presentación de reclamos.
Causar identificación y efectos directos
Es crucial identificar el evento que causa el desequilibrio y señalar su impacto directo en la ejecución del trabajo. La causa causal o el enlace causal deben demostrarse claramente. No es suficiente reclamar cambios o retrasos; Es indispensable mostrar cómo el evento afectó los plazos, los costos o los recursos involucrados.
Colección documental y organización
La documentación es la columna vertebral de un reclamo. Entre los documentos principales utilizados están:
- Contrato y sus archivos adjuntos
- Propuesta técnica y comercial
- Pedidos de servicio y cambios formalizados
- Récords fotográficos
- Informes de trabajo
- Documentos del sistema de calidad
- Correspondencias y correos electrónicos intercambiados entre las partes
- Boletines de meteorología (en caso de clima)
- Horario del contrato (línea base + programa de impacto)
- Hojas de cálculo de costos y presupuesto analítico
Cuanto mejor documentado y demostrado el enlace causal, mayores serán las posibilidades de éxito en la solicitud.
Cuantificación y formulación del pedido
Después de probar el evento y los impactos, es necesario cuantificar las cantidades adeudadas o los plazos que deben ajustarse. Esto puede incluir:
- Adecuación en el valor del contrato
- Extensión del período de ejecución
- Pago de costos indirectos
- Compensación por ganancias salientes
Todo el cálculo debe estar técnicamente justificado y de acuerdo con las prácticas o criterios de mercado establecidos contractualmente.
Gestión de clases: decisiones estratégicas y comunicación efectiva
Más que elaborar elecciones específicas, el ideal es estructurar una política de prevención y una solución temprana de reclamos eventuales dentro de los proyectos. Para esto, se deben adoptar algunas prácticas preventivas y estratégicas.
Establecimiento de un gerente
Las grandes obras se benefician del nombramiento de un gerente responsable del área de administración contractual, con un perfil técnico y legal. Entre sus atribuciones están:
- Monitoreo constante de desviaciones contractuales;
- Monitoreo continuo del equilibrio económico y financiero;
- Registro continuo y estratégico de eventos;
- Interfaz con los equipos del trabajo (planificación, movilización, presupuesto, QSMR y otros);
- Comunicación institucional con el contratista sobre cualquier reclamo;
- Preparación, presentación formal y negociación de solicitudes.
Comunicación regular y estratégica entre el contratista y el contratista
Cuando es necesario la presentación de reclamos, el éxito, la mayoría de ellos tienen antecedentes de comunicaciones formal, respetuosas y objetivas.
La comunicación debe ser estratégica y oportuna, con una rutina de reuniones de alineación, enviar comunicaciones formales y el registro en minutos son prácticas que evitan sorpresas al final del contrato y aumentan las posibilidades de una resolución amistosa.
Control de línea base e indicadores de trabajo
El contrato inicial nunca debe tratarse como un elemento estático. El monitoreo debe ser continuo del horario, el alcance y los costos.
Los indicadores como la desviación de la fecha límite planificada X ejecutada, los costos adicionales por cambio de proyecto y el número de reprogramación son fundamentales para detectar causas de desequilibrio por adelantado.
Alternativas para la resolución de conflictos
A pesar de la importancia de las reclamaciones como herramientas de negociación, el contratista no siempre acepta los argumentos presentados de inmediato. Cuando esto ocurre, hay caminos alternativos destinados a resolver el punto muerto sin usar necesariamente el poder judicial.
Negociación directa
El medio más común y menos litigioso. Las partes negocian ajustes financieros o a plazo basados en el reclamo presentado y las justificaciones documentales presentadas.
Comités de resolución de mediación y disputas
Algunos contratos, principalmente obras de infraestructura pública, ya proporcionan comités técnicos imparciales para analizar las reclamaciones. También es posible recurrir a la mediación, con el apoyo del facilitador externo.
DRBS (tableros de resolución de disputas)
También en algunos contratos, el DRB está previsto, que es un mecanismo extrajudicial y preventivo de resolución de conflictos, que consiste en un grupo independiente de expertos (generalmente tres) con conocimiento técnico, legal o contractual. El comité se forma temprano en el contrato y sigue el progreso del trabajo, con reuniones periódicas y visitas al macizo de flores, para mantenerse al día sobre el proyecto.
Arbitraje o litigio judicial
Si las carreteras amigables están agotadas, las partes permanecen para recurrir al arbitraje (si se prevé contractualmente) o la justicia común. Aunque es más costoso y lento, estos procesos a menudo son inevitables cuando las posiciones se cristalizan.
Buenas prácticas para evitar la judicialización de las reclamaciones
Aunque ciertas reclamaciones pueden subir a disputas legales, es un consenso que la prevención es la mejor manera. A continuación, vea buenas prácticas que disminuyen drásticamente la ocurrencia de conflictos irreversibles:
- Contratos objetivos, con cláusulas de alcance, responsabilidad por la interferencia y procedimientos para las reclamaciones;
- Claridad de las condiciones contractuales por parte de los involucrados;
- Monitoreo continuo y estratégico de los principales indicadores del contrato;
- Realizar servicios adicionales solo formalizando aditivos;
- Registro cuidadoso de todas las etapas del proyecto, desde la planificación hasta la entrega;
- Trabajo colaborativo entre las partes;
- Proyectos entregados con calidad y dentro de la fecha límite acordada;
- Liberación de áreas de manera oportuna;
- Capacitación en equipo sobre derechos y deberes contractuales;
- Planificación de riesgos y plan de respuesta para eventos imprevistos.
¿Cuándo es un reclamo indicativo de mala gestión?
Es importante resaltar que no es la existencia de reclamos en sí mismo que señala fallas en el proyecto, sino la frecuencia, la cantidad y el carácter de las afirmaciones presentadas. Cuando estas solicitudes son recurrentes, poco fundamentadas o representan altos porcentajes en relación con el contrato, puede haber:
- Planificación defectuosa inicial;
- Contratación sin diligencia técnica;
- Inexperiencia en la definición de alcance;
- Concepto erróneo de la contratación.
El monitoreo de estos indicadores le permite detectar y corregir las rutas a lo largo de la ejecución del trabajo.
El poder de la administración contractual bien hecho
Al adoptar prácticas transparentes, técnicas y anticipatorias, es posible evitar reclamos y tratar conflictos potenciales de manera consensual y oportuna.
Con el apoyo adecuado, ya sea a través de un gerente dedicado, un asesoramiento técnico especializado o metodologías de control claros, los contratistas y contratistas obtienen más seguridad y fluidez en la ejecución de contratos, asegurando que los eventos imprevistos del trabajo no comprometan su viabilidad.
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