La elaboración estratégica de los contratos en los contratos juega un papel esencial en la conducta efectiva de grandes proyectos, especialmente en la construcción y los complejos contratos de ingeniería.
Estos documentos, que tienen como objetivo garantizar el equilibrio económico y financiero de una empresa frente a eventos imprevistos o cambios contractuales, requieren no solo conocimiento técnico, sino también habilidades legales de dominio y negociación.
Al incorporar un enfoque estratégico para su elaboración, las empresas no solo pueden reclamar sus derechos de manera estructurada, sino también para evitar disputas, preservar la relación contractual y evitar daños que puedan comprometer la finalización del proyecto.
Comprender qué es un reclamo contractual
Los contratistas generalmente presentan reclamos formales, con el propósito de obtener una compensación por los impactos sufridos debido a los cambios en el alcance del contrato, retrasos no iluminables, interferencias u otras ocurrencias fuera de su control.
La elaboración de un reclamo no es una acción meramente reactiva, debe ser parte de una estrategia general de gestión contractual.
Este reclamo puede implicar tiempo adicional para la ejecución, compensación financiera o ambos. Sin embargo, para tener efectos prácticos y ser aceptados por el contratista o por instancias más altas, como el arbitraje y los tribunales, debe basarse en hechos, pruebas documentales y claras claras.
La importancia de la preparación estratégica del reclamo
La diferencia entre el éxito y el fracaso de un reclamo a menudo está en la estrategia con la que se elabora. Esto incluye varios pasos que van desde la identificación temprana de ocurrencias que pueden generar un reclamo de su ensayo final.
Planificación desde el comienzo del contrato
La elaboración estratégica comienza incluso antes de que surjan problemas. Al momento de firmar el contrato, es esencial consolidar cláusulas que establezcan claramente los procedimientos para el registro de eventos adversos, plazos de comunicación y formas de prueba de impactos.
Registro de eventos continuo y detallado
A lo largo del proyecto, registre todos los eventos significativamente relevantes, como instrucciones de tiempo, cambios sustantivos en el proyecto básico o ejecutivo, dificultades para acceder al sitio del trabajo y retrasar el suministro de datos por parte del contratista, es indispensable.
Estos registros sirven como una prueba documental esencial, que se valida por las actas de las reuniones, notificaciones formales, fotografías, correos electrónicos e informes de trabajo diario.
Base técnica y legal
Una elección exitosa Esto significa que no es suficiente afirmar un impacto, es necesario probar a través de análisis como horarios comparativos, memoria de cálculo de costos adicional y enlaces con cláusulas de contrato específicas.
Legalmente, necesita observar los ritos estipulados en el acuerdo y basarse en la legislación actual.
Construcción de la narrativa de reclamo
Más que una colección de hechos y números, un reclamo efectivo debe ser persuasivo. La construcción narrativa debe guiar al lector (generalmente un analista técnico, gerente contractual o empresa experta) para la secuencia lógica de eventos, lo que demuestra el vínculo causal entre el hecho y los impactos causados al contratista.
Beneficios de un enfoque estratégico
La inversión en una estructura sólida centrada en la preparación de reclamos trae beneficios que van mucho más allá de la simple compensación financiera.
- Reducción de disputas judiciales: las reclamaciones bien elaboradas y fundamentadas tienden a ser aceptadas por las partes involucradas, reduciendo el número de disputas enviadas al poder judicial o el arbitraje.
- Preservación de la relación contractual: un enfoque estratégico evita confrontaciones abruptas, promoviendo el diálogo como la primera forma antes de que la situación suba a conflictos más grandes.
- Cumplimiento y reputación de la empresa: las empresas que muestran profesionalismo en gestión contractual aumentan su reputación en el mercado y son vistas como socios confiables, abriendo puertas para nuevos contratos.
- Balance económico y financiero del proyecto: las reclamaciones exitosas ayudan a reequilibrar el contrato mediante la protección de la salud financiera de la empresa.
La función del experto en reclamos
La complejidad involucrada en la preparación de reclamos a menudo requiere la presencia de un profesional especializado o un equipo multidisciplinario. El especialista senior actúa en el diagnóstico de las causas, reuniones con las partes involucradas, el levantamiento de documentos, la escritura y el monitoreo de la elección hasta su resolución.
habilidades de negociación , siendo el vínculo entre la empresa ejecutiva y los gerentes de contratistas del contratista.
Integración con la gestión de proyectos
La preparación estratégica de reclamos debe integrarse con la gestión de proyectos en su conjunto. Esto incluye:
- Monitoreo de riesgos: evaluación constante de actividades y sus posibles impactos contractuales;
- Planificación de contingencia: acciones preparadas para mitigar los efectos de los posibles escenarios adversos;
- Gestión de documentos: organización continua y actualización de documentos y registros relevantes;
- Revisiones periódicas del contrato: la detección de posibles brechas o inconsistencias puede evitar reclamos antes de que sean necesarios.
El reclamo como herramienta para la apreciación técnica
A menudo mal interpretado como un intento de superponerse, la afirmación, cuando está bien estructurada, es una prueba de madurez y profesionalismo. Representa la capacidad de la Compañía para comprender y aplicar reglas contractuales, reclamar sus derechos y proteger sus recursos ante los desequilibrios.
La afirmación es un mecanismo legítimo para la corrección de desviaciones impredecibles, y su existencia no debe ser más rechazada, sino respetada y tratada con rigor técnico.
La adopción de esta postura desde el comienzo del proyecto amplía las posibilidades de éxito del contrato, garantiza una mayor previsibilidad y fortalece el gobierno corporativo. Con la planificación, la documentación estricta y el profesionalismo, el reclamo ya no es un instrumento de conflicto y se convierte en una herramienta legítima para la protección y gestión de contratos.
