La gestión de contratos se define como un conjunto de técnicas, procesos y buenas prácticas que acompañan todo el ciclo de vida de un proyecto de construcción para garantizar el cumplimiento de los plazos, los costos, el alcance y la calidad acordados. En un de construcción , un seguimiento eficiente del contrato es fundamental para reducir la incertidumbre y brindar la claridad necesaria para la toma de decisiones en cualquier etapa del mismo.

El objetivo de la Gestión Preventiva de Contratos es transformar un contrato estático en una colaboración funcional y eficiente mediante la anticipación y la clarificación de situaciones futuras. Este enfoque contrasta con la antigua gestión de contratos, que era reactiva y generaba mayores responsabilidades, menor rentabilidad y relaciones tensas entre las partes.

Para garantizar un seguimiento eficaz de construcción complejos

1. Centrarse en las tres dimensiones contractuales: Área, Precio y Proyecto

El seguimiento contractual debe centrarse en los aspectos esenciales que definen las condiciones para la ejecución de un proyecto: Área, Precio y Diseño . Las variaciones en estas tres áreas son las principales causas de reclamaciones .

El Cliente está obligado a garantizar las condiciones para la ejecución, lo que incluye:

1. Orden físico (área): Garantizar el acceso libre y sin obstáculos a las zonas de construcción. La falta de despeje de una zona, por ejemplo, tiene un impacto sistémico que puede afectar a todo el proyecto.
2. Orden técnica (proyecto): diseños actualizados, correctos y listos para la construcción . Las inconsistencias en el diseño o los retrasos en la entrega son causas comunes de desviaciones.
3. Orden económico (precio): Asegurar que se mantengan los precios acordados o que exista una provisión para nuevos artículos y servicios adicionales.

El seguimiento sistemático y periódico de estas obligaciones es crucial porque, si no se cumplen, el proyecto no podrá completarse a tiempo y con los recursos acordados.

2. Gestión de registros cualificados e integrados

El documento no debe considerarse simplemente una "nota suelta" o un informe rutinario. Debe constituir una prueba contractual sólida .

Evitar el fetiche de los discos (RDO)

El Informe Diario de Trabajo (IDT) es una herramienta básica de registro, pero no debe considerarse el documento más importante del proyecto. El IDT no es un libro de cuentas. La gestión contractual debe evitar crear un "campo de batalla" en el registro de datos, que se produce cuando un exceso o falta de objetividad genera discusiones prolongadas, dificultando la reconstrucción del historial del proyecto.

Características de un registro eficaz

Para que el registro sea efectivo y permita la facturación posterior, debe cumplir con lo siguiente:

• Objetivo: Utilizar sustantivos, verbos de acción y objetos. Evitar adjetivos o emociones, evitando así la escritura complementaria innecesaria.
• Detallado: Incluir descripción, cantidad, tiempo, causa e impacto.
• Conectado: Interactúa con otros documentos del proyecto, como cronogramas, mediciones, hojas de cálculo y actas.

Registro de hechos sistémicos

Los incidentes puntuales (como una breve restricción de acceso) pueden resolverse con un Informe Diario de Trabajo (IDT) detallado. Sin embargo, los problemas sistémicos (como retrasos recurrentes en la publicación de proyectos o áreas) requieren una cadena de registros que desciende a través de las capas de registro (la pirámide de Dultra), desde el IDT hasta documentos más técnicos.

• Consultas técnicas (TC) o solicitudes de cambio (CR): Deben emitirse cuando se identifiquen errores o inconsistencias de diseño.
• Lista maestra de proyectos: Esencial para el seguimiento de fechas de entrega y revisiones, y para proporcionar alertas de retraso al cliente.
• Informes topográficos o términos de liberación de área: Documentos que registran la fecha exacta de liberación de una base o frente.
• Cronograma: El impacto sistémico debe incorporarse al cronograma, vinculando el retraso del proyecto o área como una actividad predecesora, lo que genera automáticamente un cronograma afectado.

3. Análisis continuo de indicadores y anticipación de problemas

El seguimiento del contrato se basa en la comparación constante entre el escenario contractual y el escenario real. Esta comparación implica el análisis de indicadores clave, tales como:

• Progreso físico (previsto vs. real).
• Crecimiento de los ingresos (previsión frente a datos reales).
• Asignación de recursos (mano de obra directa, mano de obra indirecta y equipo).
• Productividad (Contratada vs. Real).

Analizar estos indicadores ayuda a detectar rápidamente las desviaciones y a evaluar con claridad su impacto en los costes y el cronograma. Por ejemplo, es necesario comprobar si la movilización es alta pero la producción no la sigue, o si la productividad ha disminuido incluso con un aumento de los recursos.

La administración del contrato debe ser el hilo conductor que permita anticipar y clarificar el futuro, utilizando estos controles para predecir si surgirá un problema. Este enfoque permite al contratista tomar decisiones estratégicas, como enviar una carta técnica sobre la falta de autorización del área, documentar el problema y solicitar asesoramiento formal, en lugar de recurrir de inmediato a notificaciones agresivas que podrían deteriorar la relación.

estrategias de seguimiento de contratos las empresas constructoras pueden garantizar la rentabilidad continua, el cumplimiento de los contratos y la preservación de las relaciones con los clientes.

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