La administración de contratos se define como el conjunto de técnicas, procesos y mejores prácticas que acompañan todo el ciclo de vida de un proyecto. Su función principal es servir de guía para el negocio de la ingeniería , abarcando e integrando la ejecución completa del proyecto.

La gestión de contratos tiene como objetivo mantener el equilibrio económico y financiero del contrato . El principio fundamental de la gestión de contratos es cumplir con las obligaciones, tomar medidas preventivas y salvaguardar los derechos.

Los objetivos esenciales de la administración de contratos incluyen:

• Maximizar el valor de los contratos.
• Control de riesgos.
• control de costes.
• Cumplir con los plazos.
• Control de calidad.
• Mejora de la colaboración y la comunicación.

Para garantizar la preservación de las ganancias, AC debe actuar de manera integral, desde la formalización hasta la entrega final, a través de acciones estructuradas en torno a los pilares Preventivo, Proactivo y Reactivo.

Gestión preventiva de contratos: Reduciendo las incertidumbres

La acción preventiva representa la Gestión Preventiva de Contratos , caracterizada por una alta interacción entre áreas . Su objetivo es anticipar y clarificar situaciones futuras para la estabilización del negocio de la construcción.

El modelo de Administración Preventiva de Contratos (AC) permite preservar la relación , mantener la rentabilidad y garantizar el cumplimiento del contrato . Este enfoque difiere de la antigua Administración de Contratos , que es reactiva y tiene poca interacción , lo que resulta en mayores responsabilidades y menor rentabilidad.

La prevención comienza en la precontractual (análisis de los documentos de licitación, preparación de la propuesta). Durante la ejecución, la prevención se centra en la gestión eficaz de la tridimensionalidad contractual :

Orden	Descripción y enfoque	Riesgo de perturbación
Física (Área)	Esto se refiere a la completa disponibilidad del área despejada , que se encuentra en condiciones adecuadas para la ejecución del proyecto. Requiere licencias, permisos y la identificación de posibles interferencias.	La falta de tierras disponibles impide que la producción se desarrolle según los métodos y plazos acordados.
Técnico (Proyecto)	Esto se refiere a la puntual de diseños de ingeniería precisos y completos	Las inconsistencias o retrasos en la entrega de proyectos pueden provocar retrabajo e interrupciones en la secuencia de ejecución.
Económico (Precio)	Los precios y cantidades estipulados en el Contrato deben ser suficientes y adecuados para cubrir la remuneración por los servicios.	Los valores o cantidades insuficientes comprometen el flujo de caja y limitan el desarrollo normal de las actividades.

Cualquier alteración del proceso tridimensional puede provocar pérdidas de producción, interrumpir la secuencia de ejecución, generar retrabajo, extender el plazo del proyecto y comprometer el flujo de caja del mismo .

Medidas preventivas iniciales:

• Elabore el Análisis Inicial del Contrato y sus anexos, destacando los principales riesgos, puntos de atención y oportunidades.
• Para comprender el alcance total, los flujos de trabajo, el material gráfico, los plazos de entrega y los precios, es necesario dominar la información pertinente .

Gestión proactiva de contratos: Seguimiento y documentación cualificada

Se demuestra un enfoque proactivo mediante el seguimiento completo y continuo del contrato. El objetivo es evitar que los problemas menores se conviertan en obstáculos mayores. La Administración de Contratos opera en todas las etapas del ecosistema contractual , que incluyen la presupuestación, la movilización, el control de calidad, la planificación, la medición, la producción, la gestión de calidad, salud, seguridad y medio ambiente (QHSE) y la desmovilización.

Rutina de seguimiento y monitorización

El equipo de AC debería tener una rutina para monitorear los asuntos pendientes, con una frecuencia mínima semanal o quincenal .

Acción proactiva	Frecuencia	Enfócate en la tercera dimensión
verificación tridimensional	Semanalmente, como mínimo.	Identifique los problemas pendientes del cliente (áreas disponibles, proyectos aprobados, precios/cantidades suficientes) para justificar desviaciones o ajustes.
Registro de elementos pendientes	Quincenal	Incluir en los documentos bilaterales , como la Carta de Asuntos Pendientes .
Monitoreo del progreso	Quincenal	Verifique el progreso real frente al progreso contractual del cronograma físico, los histogramas (DL, MOI, EQ) y el cronograma físico-financiero.
Verificación de eventos que generan desequilibrio	Quincenal	Inicie una reclamación si identifica eventos que podrían crear un desequilibrio.
Análisis de nuevos proyectos/servicios	Quincenal	Verificar la existencia de nuevos servicios basándose en un análisis crítico de proyectos o informes de campo (CTE, SIT, PDI) para iniciar una nueva solicitud de precios.
Monitoreo de la productividad	Mensual	Controlar si se produce una pérdida de productividad en los recursos movilizados para iniciar una reclamación.

El Registro de Calificaciones y la Pirámide de Dutra

Es esencial que todo quede registrado . El registro debe realizarse simultáneamente con la ocurrencia de los hechos, de lo contrario pierde su valor o se vuelve imposible de conservar.

El Informe Diario de Trabajo (IDT) es una herramienta para el control, el seguimiento y el registro formal de información. Sirve como base para análisis, mediciones, verificaciones y posibles defensas. Sin embargo, AC Proativa entiende que el IDT es solo una básica de registro y no debe ser la única fuente de documentación formal.

El problema actual en la industria de la construcción no radica en las paralizaciones aisladas, sino en la menor productividad causada por las modificaciones de última hora en los proyectos, los retrasos en la limpieza del terreno y las interferencias. Los problemas sistémicos requieren un registro exhaustivo a lo largo de todo el sistema de gestión.

La Pirámide Dultra demuestra que el registro de datos debe descender a las capas de documentos de ingeniería para evitar la "zona de guerra de los registros":

• Evite las cartas de solicitud de información (documentos interpretables): Evite la repetición excesiva de entradas genéricas como "en espera de proyecto". La carta de solicitud de información debe completarse de forma objetiva , centrándose en la zona, el precio y el proyecto.
• Priorizar documentos de ingeniería (capas 3, 4 y 5):
  • Orden técnica: utilice la Lista maestra de proyectos (para realizar un seguimiento de las revisiones y las fechas de entrega) y las Consultas técnicas (SIT/NAP) para preguntas o inconsistencias, buscando respuestas formales del Cliente.
  • Orden físico: utilice los términos de liberación de área , los informes topográficos y los mapas lineales/retográficos para mostrar las secciones restringidas.
  • Orden económica: Formalizar los servicios adicionales mediante solicitudes de cambio (CR) , órdenes de nuevos artículos (NIO) o anexos contractuales, definiendo el costo y el plazo antes de la ejecución.

Gestión de relaciones y conflictos

Para mantener una buena relación entre las partes se requiere una comunicación clara y abierta, estableciendo un canal eficaz para las discusiones y negociaciones que permitan resolver los problemas con rapidez.

Interpretar comportamiento y las señales es fundamental para definir la estrategia de comunicación. El administrador del contrato debe mantener la relación lo más cerca posible de la "fácil" del proceso de resolución de conflictos (donde la fricción es habitual y las partes negocian técnicamente), evitando que la relación se agrave y llegue a de crisis (conducta destructiva, multas, congelación de pagos).

Los asuntos delicados (servicios adicionales, tiempo de inactividad, impactos) deben abordarse durante la ejecución del contrato, con la documentación justificativa adecuada (carta oficial, correo electrónico técnico, actas de reuniones).

Gestión reactiva de contratos: Redacción de reclamaciones

Cuando un evento significativo altera las premisas contractuales, la dirección reacciona, centrándose en restablecer el equilibrio económico y financiero. Una reclamación es el instrumento que busca dicha modificación del contrato debido a factores financieros, plazos o alcance.

Causas y etapas de las elecciones

Las principales causas de reclamaciones suelen estar relacionadas con variaciones en el contrato tridimensional (área, proyecto y precio). Entre los problemas recurrentes se incluyen:

• Proyectos: Retrasos en la entrega y cambios/revisiones después del inicio de la ejecución, que provocan pérdidas de productividad y desviaciones en el cronograma.
• Áreas: Incumplimiento de la liberación oportuna del área (falta de permisos, expropiaciones).
• Variación en la cantidad: Aumento o disminución debido a cambios en el alcance o la metodología.
• Precipitaciones extraordinarias: Volumen mayor al esperado o reprogramación de actividades para la temporada de lluvias debido a otros retrasos.
• Pago atrasado: Incumplimiento de las condiciones contractuales, que puede generar costos adicionales y ajustes monetarios (IPCA, INCC, etc.).

Las etapas de la elección comprenden:

1. Estudio y elaboración: Recopilación y consolidación de información.
2. Protocolo: Presentación formal o informal al cliente.
3. Negociación: Intercambio de análisis técnicos y comerciales, buscando un acuerdo.

Estructura del documento y vínculo causal

La estructura básica para la elaboración de la Propuesta Legislativa consta de cuatro secciones principales:

1. Fundamentación (Indicadores): Reseña histórica, principales hitos contractuales y eventos significativos. Demostración de indicadores (comparación entre cifras planificadas y reales para el Ministerio de Defensa, ingresos, plazos y progreso físico).
2. Declaración de hechos (evento): Descripción detallada del evento ocurrido, utilizando documentos de apoyo, preferiblemente bilaterales.
3. Estudio del impacto y las responsabilidades: Establecimiento del vínculo causal , que es la conexión fáctica que une la causa (evento) con el efecto (costo adicional o impacto en el plazo).
4. Cuantificación de las consecuencias: Medición financiera del desequilibrio.

La reclamación debe tener una sólida base técnica , y la presentación de puntos sin la más mínima relación causal puede perjudicar la negociación de los puntos más importantes. La documentación adjunta debe estar disponible en el protocolo.

Metodologías de análisis de impacto (AACE)

Para demostrar el impacto en los plazos de entrega y la productividad, se utilizan metodologías reconocidas internacionalmente de AACE International (Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costos Internacional). El objetivo es reducir la subjetividad y aumentar la transparencia de los procedimientos analíticos.

A. Análisis de productividad (AACE No. 25R-03):

La pérdida de productividad es la relación entre la producción y los insumos (recursos), que afecta los costos y los plazos.

• Método de la Milla Medida: Este método se basa en la comparación de períodos o actividades afectados con aquellos sin interferencia (período de productividad normal). Es un método ampliamente aceptado en litigios y se fundamenta en datos reales de proyectos. La productividad normal es el valor máximo o el promedio de los períodos no afectados. Se utiliza para calcular el porcentaje de pérdida de productividad y cuantificar el costo adicional.
• Análisis del Valor Ganado (EVA): Evalúa el desempeño comparando el trabajo realizado (EV) con el trabajo planificado (PV) y los costos reales (AC) . Permite estimar el impacto de las ineficiencias cuando no se dispone de suficiente información sobre las unidades físicas instaladas.

B. Análisis del cronograma (AACE No. 29R-03):

El análisis busca comprender las causas y asignar responsabilidades por las demoras. Las demoras se clasifican como:

• Injustificable/No compensable: Responsabilidad del contratista (por ejemplo, falta de mano de obra, condiciones climáticas normales).
• Causas justificables/no indemnizables (NDC): Fuerza mayor (huelgas, lluvias torrenciales) o retrasos concurrentes. Otorga al empleado el derecho a una prórroga del plazo, pero sin compensación económica.
• Justificable/Compensable (ECD): Responsabilidad total de la Parte Contratante. Otorga a la Parte Contratante derecho a una prórroga del plazo y a una compensación económica.

C. Métodos de análisis de cronogramas (SIM):

• Método Modelado o Aditivo (MIP 3.6): método de simulación inserta eventos de retraso (fragmentos) en un cronograma de referencia (línea base) para evaluar su impacto en el plazo de entrega. Permite identificar retrasos críticos y determinar las prórrogas justificadas. Se utiliza tanto en análisis prospectivos como retrospectivos.
• Método de Observación Total (MIP 3.1): Compara la línea base con el cronograma ejecutado ( tal como se construyó ) o la última actualización, sin realizar modificaciones estructurales. Útil para análisis estáticos y globales.

Cuantificación de los costes adicionales

El mejor método de cálculo es el que refleja la realidad del contrato y los indicadores existentes.

1. Costos de la prórroga del plazo (Prórroga)

Implica la existencia continuada de estructuras directas y/o indirectas.

• Costes Indirectos (BDI): Se calculan debido a la extensión del plazo, que requiere costes fijos adicionales (Administración Central, Seguros, Garantías, Beneficios). El cálculo diario de los Costes Indirectos Contractuales es fundamental para cuantificar el gasto durante el periodo de inactividad.
• Costos directos (mano de obra y equipo): Cálculo del tiempo de inactividad, es decir, el tiempo durante el cual la mano de obra y el equipo estuvieron movilizados en el terreno pero sin poder utilizarse. Se basa en los histogramas de CPU y movilización, aplicando las cotizaciones sociales correspondientes a la mano de obra directa.

2. Costos debidos a la reducción del alcance

Cuando se reduce el alcance, es necesario calcular los de administración local y los costes indirectos no pagados , ya que estos costes fijos se incurrieron en su totalidad pero no se pagaron en su totalidad debido a la reducción.

3. Reajuste de precios

Se trata de un mecanismo excepcional, distinto del reajuste (que corrige la inflación ordinaria mediante índices) y de la renegociación (para el trabajo en servicios continuos). El reequilibrio corrige la alteración de la ecuación contractual causada por acontecimientos imprevistos o previsibles, pero con consecuencias incalculables (riesgo extraordinario, caso fortuito, fuerza mayor, acto de Estado).

• Requisitos: El hecho desencadenante debe ocurrir después de la propuesta, la causa debe ser extraordinaria, debe existir un vínculo causal y debe haber prueba técnica.
• Cálculo: No existe una metodología única, pero generalmente se basa en determinar el peso de la entrada en el servicio, seguido de la determinación de la variación del precio (preferiblemente utilizando tablas de referencia como SINAPI y SICRO, que son confiables y eliminan errores de presupuestación).

Resolución de conflictos y disputas

Cuando las negociaciones de una reclamación no logran un acuerdo, la disputa puede escalar a métodos formales de resolución de conflictos. Estos se clasifican en:

Tipo de método	Característica	Ejemplos
Autocomposición	Una solución construida por las propias partes. Menos fricción y menos poder de decisión .	Negociación, conciliación, mediación.
Heterocompositivo	Dependen de un tercero imparcial con poder de decisión . Mayor poder de decisión y mayor presión .	Junta de Resolución de Disputas, Arbitraje, Jurisdicción Estatal (Derecho Consuetudinario).

El arbitraje es un método privado en el que los árbitros resuelven el conflicto con la fuerza de una decisión judicial. La Junta de Resolución de Disputas es un comité técnico que actúa de forma preventiva y decisiva durante toda la vigencia del contrato.

En los litigios, el Asistente Técnico (contratado por una de las partes) actúa como especialista, ayudando al abogado a fundamentar los argumentos técnicos y a elaborar informes coherentes, mientras que el Perito (designado por el juez o árbitro) actúa con imparcialidad para asistir al juez. La coherencia técnica del informe del Asistente Técnico puede incluso prevalecer sobre la del informe del Perito.