Pleitos, também conhecidos como claims, reivindicações ou estudos de reequilíbrio econômico-financeiro, são pedidos formais de compensação apresentados por uma das partes do contrato geralmente o contratado quando há um desequilíbrio em relação às condições inicialmente acordadas.
Esses desequilíbrios podem ser causados por diversos fatores, cuja essência está relacionada a impactos em custos, prazos e escopo da obra. A formulação de um pleito deve estar ancorada em fatos concretos, documentados e juridicamente sustentáveis. Os principais motivos de pleitos incluem:
- Alterações no projeto ou no escopo inicialmente definido
- Atrasos causados pelo contratante ou por terceiros
- Restrições de acesso ou atrasos na liberação do canteiro
- Problemas climáticos extremos não previstos
- Alteração dos preços dos insumos
- Variações inflancionárias
- Mudanças legislativas ou regulatórias
- Erros ou omissões nos projetos fornecidos
Em suma, o objetivo dos pleitos é restabelecer o equilíbrio econômico-financeiro do contrato, evitando que uma das partes arque com prejuízos causados por fatores alheios à sua responsabilidade.
Elaboração de pleitos: etapas fundamentais
A elaboração de um pleito eficaz exige clareza técnica, conhecimento contratual e habilidade jurídica. Um documento de pleito bem estruturado poderá evitar disputas mais graves, sendo muitas vezes resolvido na fase de negociação.
Análise contratual detalhada
O primeiro passo para elaborar um pleito é a leitura minuciosa do contrato, identificando cláusulas de risco, responsabilidades de cada parte e procedimentos estabelecidos para modificações contratuais. Muitas vezes, o próprio contrato define o formato, prazo e requisitos para apresentação de pleitos.
Identificação da causa e efeitos diretos
É crucial identificar o evento causador do desequilíbrio e apontar seu impacto direto na execução da obra. A relação de causalidade ou nexo causal deve ser claramente demonstrada. Não basta apenas alegar mudanças ou atrasos; é indispensável mostrar como o evento afetou prazos, custos ou recursos envolvidos.
Coleta e organização documental
A documentação é a espinha dorsal de um pleito. Entre os principais documentos utilizados estão:
- Contrato e seus anexos
- Proposta técnica e comercial
- Ordens de serviço e alterações formalizadas
- Registros fotográficos
- Relatórios de obra
- Documentos do sistema de qualidade
- Correspondências e e-mails trocados entre as partes
- Boletins de meteorologia (em caso de intempéries)
- Cronogramas do contrato (linha de base + cronograma de impacto)
- Planilhas de custo e orçamento analítico
Quanto mais bem documentado e demonstrado o nexo causal, maior a chance de êxito na solicitação.
Quantificação e formulação do pedido
Após comprovar o evento e os impactos, é necessário quantificar os valores devidos ou os prazos que devem ser ajustados. Isso pode incluir:
- Adequação no valor do contrato
- Prorrogação do prazo de execução
- Pagamento de custos indiretos
- Compensações por lucro cessante
Todo o cálculo deve ser justificado tecnicamente e conforme práticas de mercado ou critérios estabelecidos contratualmente.
Gestão de pleitos: decisões estratégicas e comunicação eficaz
Mais do que elaborar pleitos pontuais, o ideal é estruturar uma política de prevenção e solução antecipada de eventuais pleitos dentro dos projetos. Para isso, algumas práticas preventivas e estratégicas devem ser adotadas.
Estabelecimento de um gestor
Grandes obras se beneficiam da nomeação de um gestor responsável pela área de administração contratual, com perfil técnico e jurídico. Entre suas atribuições estão:
- Monitoramento constante de desvios contratuais;
- Monitoramento contínuo do equilíbrio econômico-financeiro;
- Registro contínuo e estratégico dos acontecimentos;
- Interface com as equipes da obra (planejamento, mobilização, orçamento, QSMR e outras);
- Comunicação institucional com o contratante sobre eventuais pleitos;
- Elaboração, submissão formal e negociação dos pedidos.
Comunicação regular e estratégica entre contratante e contratado
Quando necessário a apresentação de Pleitos, os bem-sucedidos, em sua maioria, contam com histórico de comunicações formalizadas, respeitosas e objetivas.
A comunicação deve ser estratégica e tempestiva, com uma rotina de reuniões de alinhamento, envio de comunicações formais e registro em atas são práticas que evitam surpresas no final do contrato e aumentam as chances de resolução amigável.
Controle da linha base e indicadores da obra
O contrato inicial jamais deve ser tratado como um item estático. O monitoramento deve ser contínuo do cronograma, do escopo e dos custos.
Indicadores como desvio de prazo planejado x executado, custos adicionais por alteração de projeto e número de reprogramações são fundamentais para detectar antecipadamente causas de desequilíbrio.
Alternativas para resolução de conflitos
Apesar da importância dos pleitos como ferramentas de negociação, nem sempre o contratante aceita de imediato os argumentos apresentados. Quando isso ocorre, há caminhos alternativos que visam a solução do impasse sem necessariamente recorrer ao poder Judiciário.
Negociação direta
O meio mais comum e menos litigioso. As partes negociam ajustes financeiros ou de prazo com base no pleito apresentado e nas justificativas documentais trazidas.
Mediação e comitês de resolução de disputas
Alguns contratos, principalmente obras de infraestrutura pública, já preveem comitês técnicos imparciais para análise dos pleitos. Também é possível recorrer à mediação, com apoio de facilitador externo.
DRBs (Dispute Resolution Boards)
Também em alguns contratos, é previsto o DRB que é um mecanismo extrajudicial e preventivo de resolução de conflitos, constituído por um grupo independente de especialistas (geralmente três) com conhecimento técnico, jurídico ou contratual. O comitê é formado logo no início do contrato e acompanha o andamento da obra, com reuniões periódicas e visitas ao canteiro, para se manter atualizado sobre o projeto.
Arbitragem ou litígio judicial
Se esgotadas as vias amigáveis, resta às partes recorrerem à arbitragem (se contratualmente prevista) ou à Justiça comum. Apesar de mais custosos e demorados, esses processos são muitas vezes inevitáveis quando as posições estão cristalizadas.
Boas práticas para evitar a judicialização dos pleitos
Embora certos pleitos possam escalar para disputas legais, é consenso que a prevenção é o melhor caminho. A seguir, veja boas práticas que diminuem drasticamente a ocorrência de conflitos irreversíveis:
- Contratos objetivos, com cláusulas sobre escopo, responsabilidade por interferências e procedimentos para pleitos;
- Clareza das condições contratuais pelos envolvidos;
- Monitoramento contínuo e estratégico dos principais indicadores do contrato;
- Realização de serviços adicionais somente mediante a formalização de aditivos;
- Registro criterioso de todas as etapas do projeto, desde o planejamento até a entrega;
- Trabalho colaborativo entre as Partes;
- Projetos entregues com qualidade e dentro do prazo pactuado;
- Liberação das áreas de forma tempestiva;
- Treinamento das equipes quanto a direitos e deveres contratuais;
- Planejamento de riscos e plano de resposta a eventos imprevistos.
Quando um pleito é indicativo de má gestão?
É importante destacar que não é a existência de pleitos em si que sinaliza falhas no projeto, mas sim a frequência, quantidade e caráter dos pleitos apresentados. Quando esses pedidos são recorrentes, pouco fundamentados ou representam percentuais elevados em relação ao contrato, pode haver:
- Planejamento inicial falho;
- Contratação sem due diligence técnica;
- Inexperiência na definição de escopo;
- Estratégia equivocada da contratação.
Monitorar esses indicadores permite detectar e corrigir rotas ao longo da execução da obra.
O poder da administração contratual bem feita
Ao adotar práticas transparentes, técnicas e antecipatórias, é possível evitar os pleitos e tratar os potenciais conflitos de forma consensual e tempestiva.
Com o suporte adequado, seja através de um gestor dedicado, de uma assessoria técnica especializada ou de metodologias claras de controle, empreiteiras e contratantes ganham mais segurança e fluidez na execução dos contratos, assegurando que os imprevistos da obra não comprometem sua viabilidade.
Com a Exxata, reduzimos as incertezas em cada contrato
Na Exxata, desenvolvemos uma expertise estratégica na gestão e solução de pleitos. Atuamos com precisão técnica, especializado e foco na prevenção de litígios, garantindo que cada projeto avance com clareza, responsabilidade e segurança contratual. Conte com a nossa experiência para proteger sua obra e seu investimento.
