A Administração Contratual é definida como o conjunto de técnicas, processos e boas práticas que acompanham todo o ciclo de vida de uma obra. Sua função primordial é ser o fio condutor do negócio de engenharia, percorrendo e integrando toda a execução do objeto.

A gestão de contratos visa a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro contratual. O princípio central da AC é cumprir com os deveres, prevenir-se e resguardar os direitos.

Os propósitos essenciais da Administração Contratual incluem:

• Maximização do valor dos contratos.
• Controle de riscos.
• Controle de custos.
• Cumprimento de prazos.
• Controle de Qualidade.
• Melhoria na colaboração e comunicação.

Para garantir a preservação do lucro, a AC deve atuar de forma completa, desde a formalização até a entrega final, por meio de ações estruturadas nos eixos Preventivo, Proativo e Reativo.

Administração Contratual Preventiva: Redução de Incertezas

A atuação preventiva representa a Administração Contratual Preventiva, caracterizada pela alta interação entre as áreas. Seu objetivo é antecipar e clarificar situações futuras para a estabilização do negócio de construção.

O modelo de AC Preventiva resulta na preservação do relacionamento, na manutenção da lucratividade e no cumprimento do Contrato. Essa abordagem difere da Administração Contratual Antiga, que é reativa e de baixa interação, resultando em aumento de passivos e redução da lucratividade.

A prevenção começa na fase Antes do Contrato (análise do edital, elaboração da proposta). Durante a execução, a prevenção é centrada na gestão efetiva da Tridimensão Contratual:

Ordem	Descrição e Foco	Risco de Perturbação
Física (Área)	Refere-se à total disponibilidade da área liberada e em condições adequadas para a implementação da obra. Exige licenças, autorizações e mapeamento de interferências.	Falta de liberação de áreas impede o desenvolvimento da produção nos modos e tempos contratados.
Técnica (Projeto)	Concerne ao fornecimento de projetos de engenharia corretos, completos e dentro do prazo pactuado.	Inconsistências ou atraso na entrega de projetos podem gerar retrabalhos e quebra da sequência executiva.
Econômica (Preço)	Compete aos preços e quantidades previstos no Contrato, que devem ser suficientes e adequados para a remuneração dos serviços.	Valores ou quantidades insuficientes comprometem o fluxo de caixa e limitam a normal fluência das atividades.

A perturbação de qualquer ordem da Tridimensão pode desencadear perdas de produção, quebra da sequência executiva, ocorrência de retrabalhos, extensão de prazo da obra e comprometimento do caixa da obra.

Ações Preventivas Iniciais:

• Elaborar a Análise Inicial do Contrato e seus anexos, dando visibilidade aos principais riscos, pontos de atenção e oportunidades.
• Compreender todo o escopo, frentes de trabalho, obras de arte, prazos e preços, tendo domínio das informações relevantes.

Administração Contratual Proativa: Acompanhamento e Documentação Qualificada

A postura proativa se manifesta no acompanhamento completo e contínuo do contrato. O objetivo é evitar que pequenos desgastes evoluam para entraves maiores. A Administração Contratual atua em todas as etapas do Ecossistema do Contrato, que incluem orçamento, mobilização, controle de qualidade, planejamento, medição, produção, QSMS (Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde) e desmobilização.

Rotina de Acompanhamento e Monitoramento

A equipe de AC deve ter uma rotina de monitoramento das pendências, com frequência mínima semanal ou quinzenal.

Ação Proativa	Frequência	Foco na Tridimensão
Verificação da Tridimensão	Semanal, no mínimo	Mapear pendências da Contratante (áreas livres, projetos liberados, preços/quantidades suficientes) para justificar desvios ou reequilíbrios.
Registro de Pendências	Quinzenal	Inserir registros das pendências identificadas em documentos bilaterais, como a Carta de pendências.
Acompanhamento de Progresso	Quinzenal	Conferir o avanço real versus contratado do cronograma físico, histogramas (MOD, MOI, EQP) e cronograma físico-financeiro.
Verificação de Eventos Geradores de Desequilíbrio	Quinzenal	Iniciar a reivindicação caso identifique eventos que possam gerar desequilíbrio.
Análise de Projetos/Serviços Novos	Quinzenal	Verificar a existência de serviços novos a partir da análise crítica de projetos ou reportes de campo (CTE, SIT, PDI) para iniciar um pedido de preço novo.
Acompanhamento da Produtividade	Mensal	Acompanhar se há perda de produtividade dos recursos mobilizados para iniciar uma reivindicação.

O Registro Qualificado e a Pirâmide de Dutra

É fundamental que tudo seja registrado. O registro deve ser feito de forma contemporânea à ocorrência dos eventos, pois, caso contrário, perde o valor ou se torna impossível de ser feito.

O Relatório Diário de Obra (RDO) é um instrumento de controle, acompanhamento e registro formal. Ele serve como base para análises, medições, comprovações e eventuais defesas. Contudo, a AC Proativa entende que o RDO é apenas uma ferramenta básica de registro e não deve ser o único local de formalização.

O problema hoje na construção civil não são as paralisações pontuais, mas sim a improdutividade causada por revisões de projeto de última hora, atraso na liberação de área e interferências. Fatos sistêmicos exigem um encadeamento de registros em todo o sistema de gestão.

A Pirâmide de Dultra demonstra que o registro deve descer para as camadas de documentos de engenharia para evitar a “zona de guerra de registros”:

• Evitar RDO/Cartas (Documentos Interpretáveis): Evitar a repetição excessiva de registros genéricos como “aguardando projeto”. O RDO deve ser preenchido de forma objetiva, focando em área, preço e projeto.
• Priorizar Documentos de Engenharia (Camadas 3, 4 e 5):
  • Ordem Técnica: Usar a Lista Mestre de Projetos (para rastrear revisões e datas de recebimento), e Consultas Técnicas (SIT/NAP) para dúvidas ou inconsistências, buscando respostas formais da Contratante.
  • Ordem Física: Utilizar Termos de Liberação de Área, Relatórios Topográficos, e Mapas Lineares/Retigráficos para mostrar trechos impedidos.
  • Ordem Econômica: Formalizar serviços adicionais através de Solicitações de Mudança (SM), Ordens de Item Novo (OIN) ou aditivos contratuais, definindo custo e prazo antes da execução.

Gestão do Relacionamento e do Conflito

A manutenção da boa relação entre as partes requer uma comunicação clara e aberta, estabelecendo uma via de tratativas e negociações eficaz para a resolução ágil de problemas.

A leitura do comportamento e dos sinais da outra parte é crucial para definir a estratégia de comunicação. O Administrador Contratual deve manter a relação o mais próxima possível do estágio “Fácil” no destilador de conflitos (onde atritos são rotineiros e as partes negociam tecnicamente), evitando a escalada para estágios de Crise (conduta destrutiva, multas, bloqueio de pagamentos).

Assuntos sensíveis (serviços adicionais, ociosidade, impactos) devem ser tratados durante a execução do contrato, com suporte documental adequado (ofício, e-mail técnico, ata de reunião).

Administração Contratual Reativa: Elaboração de Pleitos (Claims)

Quando um evento impactante altera as premissas contratuais, a gestão torna-se reativa, focando no reestabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro. Um Claim (Pleito ou Reivindicação) é o instrumento que busca essa alteração no contrato por fatores financeiros, prazos ou escopo.

Causas e Etapas do Pleito

As principais causas de Claims geralmente estão ligadas às variações na Tridimensão Contratual (Área, Projeto e Preço). Problemas recorrentes incluem:

• Projetos: Atraso na entrega e alterações/revisões após o início da execução, causando improdutividade e deslocamento do cronograma.
• Áreas: Não liberação da área no tempo oportuno (falta de licenças, desapropriações).
• Variação de Quantitativo: Aumento ou redução devido a alterações de escopo ou metodologia.
• Chuvas Extraordinárias: Volume maior que o previsto ou deslocamento das atividades para o período chuvoso devido a outros atrasos.
• Atraso de Pagamento: Não cumprimento das condições contratuais, podendo gerar custos adicionais e atualização monetária (IPCA, INCC, etc.).

As etapas do Pleito envolvem:

1. Estudo e Elaboração: Levantamento e consolidação das informações.
2. Protocolo: Apresentação formal ou informal ao cliente.
3. Negociação: Troca de análises técnicas e comerciais, buscando um acordo.

Estrutura do Documento e Nexo Causal

A estrutura básica para a elaboração do Pleito segue quatro seções principais:

1. Fundamentação (Indicadores): Narração histórica, principais marcos contratuais e eventos marcantes. Demonstração dos indicadores (comparativo entre previsto e realizado para MOD, faturamento, prazo, avanço físico).
2. Exposição dos Fatos (Evento): Descrição detalhada do evento ocorrido, utilizando documentos comprobatórios, preferencialmente bilaterais.
3. Estudo do Impacto e Responsabilidades: Estabelecimento do Nexo Causal, que é o vínculo fático que liga a causa (evento) ao efeito (custo adicional ou impacto no prazo).
4. Quantificação das Consequências: Mensuração financeira do desequilíbrio.

O Pleito deve ter uma fundamentação técnica robusta, e a apresentação de itens sem o mínimo nexo causal pode prejudicar a negociação dos itens mais fortes. A documentação anexa deve ser disponibilizada no protocolo.

Metodologias de Análise de Impacto (AACE)

Para comprovar o impacto em prazo e produtividade, utilizam-se metodologias reconhecidas internacionalmente pela AACE International (Association for the Advancement of Cost Engineering International). O objetivo é reduzir a subjetividade e aumentar a transparência dos procedimentos analíticos.

A. Análise de Produtividade (AACE n° 25R-03):

A perda de produtividade é a relação entre o output (produção) e o input (recursos), afetando custos e prazos.

• Measured Mile (Método da Milha): Baseia-se na comparação entre períodos ou atividades impactadas e aquelas sem interferências (período de produtividade normal). É um método de alta aceitabilidade em disputas legais e fundamentado em dados reais do projeto. A produtividade normal é o valor mais alto ou a média dos períodos não impactados. É usado para calcular a perda percentual de produtividade e quantificar o custo adicional.
• Análise de Valor Agregado (EVA – Earned Value Analysis): Avalia o desempenho comparando o trabalho realizado (EV) com o trabalho programado (PV) e os custos efetivos (AC). Permite estimar o impacto de ineficiências quando há informações insuficientes sobre unidades físicas instaladas.

B. Análise de Cronograma (AACE n° 29R-03):

A análise busca entender as causas e responsabilidades por atrasos. Os atrasos são classificados como:

• Não Justificáveis/Não Compensáveis: Responsabilidade da Contratada (ex: falta de mão de obra, clima normal).
• Justificáveis/Não Compensáveis (END): Força maior (greves, chuvas extremas) ou atrasos concorrentes. Dá direito à prorrogação de prazo, mas sem compensação financeira.
• Justificáveis/Compensáveis (ECD): Inteira responsabilidade da Contratante. Dá direito à extensão de prazo e compensação financeira.

C. Métodos de Análise de Cronograma (MIPs):

• Método Modelado ou Aditivo (MIP 3.6): É um método de simulação que insere eventos de atraso (fragnets) em um cronograma de referência (linha de base) para avaliar o impacto no prazo final. Permite identificar atrasos críticos e determinar a extensão justificada do prazo. É utilizado em análises prospectivas e retrospectivas.
• Método Observacional Total (MIP 3.1): Compara a linha de base com o cronograma executado (as-built) ou a última atualização, sem fazer modificações estruturais. Útil para análises estáticas e globais.

Quantificação dos Custos Adicionais

O melhor método de cálculo é aquele que reflete a realidade do contrato e os indicadores existentes.

1. Custos de Acréscimo de Prazo (Extensão)

Envolve a permanência adicional de estruturas diretas e/ou indiretas.

• Custos Indiretos (BDI): Calculado devido à extensão do prazo, que exige permanência adicional de custos fixos (Administração Central, Seguros, Garantia, Lucros). O cálculo diário do Custo Indireto Contratado é fundamental para quantificar o gasto durante o período paralisado.
• Custos Diretos (MOD e Equipamentos): Cálculo da ociosidade referente ao tempo em que a mão de obra e os equipamentos ficaram mobilizados em campo, mas impossibilitados de uso (idleness). Baseia-se na CPU e nos histogramas mobilizados, aplicando-se os encargos sociais no caso da mão de obra direta.

2. Custos por Redução de Escopo

Quando o escopo é reduzido, é necessário calcular os custos de Administração Local e Indiretos não Remunerados, pois esses custos fixos foram totalmente incorridos, mas não foram pagos em sua totalidade devido à redução.

3. Realinhamento de Preços

É um instituto excepcional, diferente do reajuste (que corrige a inflação ordinária por índices) e da repactuação (para mão de obra em serviços contínuos). O reequilíbrio corrige a ruptura da equação contratual causada por eventos imprevisíveis, ou previsíveis, mas de consequências incalculáveis (álea extraordinária, caso fortuito, força maior, fato príncipe).

• Pressupostos: Fato gerador superveniente à proposta, caráter extraordinário da causa, nexo de causalidade e comprovação técnica.
• Cálculo: Não há metodologia única, mas geralmente se baseia na apuração do peso do insumo sobre o serviço, seguida da apuração da variação do preço (preferencialmente por tabelas referenciais como SINAPI e SICRO, que são idôneas e afastam falhas de orçamento).

Resolução de Conflitos e Disputas

Quando as negociações do Claim não resultam em acordo, a controvérsia pode escalar para métodos formais de resolução de disputas. Estes são classificados em:

Tipo de Método	Característica	Exemplos
Autocompositivos	Solução construída pelas próprias partes. Menor desgaste e menor poder de decisão.	Negociação, Conciliação, Mediação.
Heterocompositivos	Contam com um terceiro imparcial com poder decisório. Maior poder de decisão e maior desgaste.	Dispute Board, Arbitragem, Jurisdição Estatal (Justiça Comum).

A Arbitragem é um método privado, onde árbitros resolvem o conflito com força de decisão judicial. O Dispute Board é um comitê técnico que atua de forma preventiva e resolutiva durante o contrato.

Em disputas, o Assistente Técnico (contratado pela parte) atua como especialista, ajudando o advogado a sustentar a tese técnica e elaborar pareceres consistentes, enquanto o Perito (nomeado pelo juiz/árbitro) atua de forma isenta para auxiliar o julgador. A consistência técnica do parecer do Assistente Técnico pode, inclusive, prevalecer sobre o laudo do Perito.