A Administração Contratual é definida como um conjunto de técnicas, processos e boas práticas que acompanham todo o ciclo de vida da obra para garantir que o prazo, os custos, o escopo e a qualidade pactuados sejam cumpridos. Em um projeto de construção, um acompanhamento contratual eficiente é essencial para reduzir incertezas e fornecer a clareza necessária para a tomada de decisões em qualquer fase do contrato.

A meta da Administração Contratual Preventiva é transformar um contrato estático em uma parceria funcional e eficiente, antecipando e clarificando situações futuras. Essa abordagem contrasta com a administração contratual antiga, que era reativa e resultava em aumento de passivos, redução da lucratividade e desgaste do relacionamento entre as partes.

Para garantir um acompanhamento contratual de sucesso, algumas estratégias e focos são indispensáveis em projetos de construção complexos:

1. Foco na Tridimensão Contratual: Área, Preço e Projeto

O acompanhamento contratual deve se concentrar nos aspectos essenciais que definem as condições de execução de uma obra: Área, Preço e Projeto. Variações nessas três ordens são as principais causas de pleitos (claims).

O Contratante tem a obrigação de garantir as premissas para a execução, o que inclui:

1. Ordem Física (Área): Garantir o acesso livre e desimpedido sobre as áreas de obras. A falta de liberação de área, por exemplo, é um impacto sistêmico que pode afetar a obra como um todo.
2. Ordem Técnica (Projeto): Disponibilizar os projetos atualizados, corretos e liberados para construção. Inconsistências de projeto ou atraso no fornecimento são causas comuns de desvios.
3. Ordem Econômica (Preço): Assegurar que os preços combinados sejam mantidos, ou que haja previsão para itens novos e serviços adicionais.

O monitoramento sistemático e periódico dessas obrigações é crucial, pois, caso não sejam cumpridas, a obra não poderá ser executada no prazo e com os recursos combinados.

2. Gestão de Registros Qualificados e Integrados

O registro não deve ser visto apenas como uma “anotação solta” ou um relato de rotina. Ele precisa ser uma evidência contratual sólida.

Evitando o Fetiche dos Registros (RDO)

O RDO (Relatório Diário de Obra) é uma ferramenta básica de registro, mas não deve ser considerado o documento mais importante da obra. O RDO não é um “livro de fiado”. A administração contratual deve evitar a criação de uma “zona de guerra de registro”, que ocorre quando o excesso ou a falta de objetividade levam a discussões prolongadas, dificultando a reconstrução da história da obra.

Características de um Registro Eficaz

Para que o registro seja eficaz e permita a cobrança posterior, ele deve ser:

• Objetivo: Usar substantivo, verbo de ação e objeto. Sem adjetivos ou emoções, evitando muletas redacionais.
• Detalhado: Conter descrição, quantidade, horário, causa e impacto.
• Conectado: Dialogar com outros documentos da obra, como cronogramas, medições, planilhas e atas.

Registrando Fatos Sistêmicos

Eventos pontuais (como uma interdição de acesso breve) podem ser resolvidos com um RDO detalhado. Contudo, fatos sistêmicos (como atraso recorrente na liberação de projeto ou área) exigem um encadeamento de registros que desçam nas camadas de registro (pirâmide de Dultra), saindo do RDO para documentos mais técnicos:

• Consultas Técnicas (CT) ou Solicitação de Mudança (SM): Devem ser emitidas ao identificar erros ou inconsistências de projeto.
• Lista Mestre de Projetos: Essencial para rastrear as datas de recebimento e as revisões, fornecendo sinais de atraso à Contratante.
• Relatórios de Topografia ou Termos de Liberação de Área: Documentos que registram a data exata da liberação de uma base ou frente.
• Cronograma: O impacto sistêmico deve ser inserido no cronograma, vinculando o atraso de projeto ou área como atividade predecessora, o que gera automaticamente um cronograma impactado.

3. Análise Contínua de Indicadores e Antecipação de Problemas

O acompanhamento contratual se baseia na comparação constante entre o cenário Contratado e o cenário Real. Essa comparação envolve a análise de indicadores-chave, como:

• Avanço Físico (Previsto vs. Real).
• Avanço do Faturamento (Previsto vs. Medido).
• Alocação de Recursos (Mão de obra direta, indireta e equipamentos).
• Produtividade (Contratada vs. Real).

A análise desses indicadores ajuda a detectar desvios de forma ágil e a avaliar com clareza os impactos no custo e prazo. Por exemplo, é necessário verificar se a mobilização está alta, mas a produção não acompanha, ou se a produtividade caiu mesmo com o aumento de recursos.

A administração contratual deve ser o “fio condutor capaz de antecipar e clarificar o futuro”, utilizando esses controles para prever se um problema irá ocorrer. Essa postura permite à Contratada tomar decisões estratégicas, como enviar uma carta técnica sobre a falta de liberação de área, registrando o problema e solicitando orientação formal, em vez de recorrer imediatamente a notificações agressivas que podem deteriorar a relação.

Ao adotar essas estratégias de acompanhamento contratual, as empresas de construção podem garantir a manutenção da lucratividade, o cumprimento do contrato e a preservação do relacionamento com o cliente.

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