A gestão contratual dentro das instituições públicas é um dos pilares essenciais para assegurar a correta aplicação dos recursos públicos. Ainda assim, diversos obstáculos se impõem nesse processo, exigindo preparo técnico, comprometimento ético e, principalmente, modernização. 

A administração de contratos vai além do simples cumprimento de cláusulas: ela exige vigilância constante e adaptação frente a cenários dinâmicos e regulamentos rigorosos.

Compreender os desafios que envolvem esta função é uma etapa fundamental não apenas para evitar sanções legais, mas também para aprimorar serviços, reduzir gargalos operacionais e garantir a entrega de produtos e atividades com integridade e eficiência.

O que é administração contratual no setor público

A administração contratual em contratos firmados com instituições públicas é o conjunto de ações e controles que asseguram a execução correta dos contratos firmados com terceiros, conforme os termos pactuados.

Essa atividade envolve desde a elaboração do plano de contratação e monitoramento de prazos, até o acompanhamento da execução física e financeira, passando pela gestão de riscos, controle documental e aplicação de sanções quando necessário.

Mais do que cumprir obrigações legais, a boa administração contratual garante qualidade nos serviços prestados, evita prejuízos aos cofres públicos e contribui para a transparência e confiança na atuação da empresa e do Estado.

Principais desafios na administração contratual pública

Apesar da relevância estratégica, a administração contratual enfrenta muitas barreiras dentro das instituições públicas. Os desafios são multifacetados e impõem limitações que comprometem a plena eficácia da gestão.

Falta de capacitação e formação técnica

É comum encontrar gestores e fiscais de contratos que apesar de suas responsabilidades legais, não receberam treinamento prévio. Essa lacuna contribui para a ocorrência de erros, atrasos e má fiscalização da execução contratual.

Recursos limitados e excesso de atribuições

Outro grande obstáculo é o acúmulo de funções dos servidores públicos, que precisam conciliar a gestão contratual com outras rotinas administrativas. Essa sobrecarga impacta negativamente no acompanhamento detalhado dos contratos e na identificação de desvios, atrasos ou falhas na entrega de bens e serviços.

A escassez de recursos técnicos, infraestrutura adequada e sistemas informatizados torna o processo ainda mais desafiador.

Terceirização e sua complexidade

A ampliação da terceirização de serviços públicos também impõe novos níveis de exigência à gestão dos contratos. Ao contratar empresas para serviços contínuos de limpeza, vigilância e manutenção surgem riscos adicionais, como o descumprimento de obrigações trabalhistas. 

O órgão contratante pode responder solidariamente se não exercer uma fiscalização efetiva, exigida pela lei.

Importância de sistemas e ferramentas de apoio

Para superar os gargalos da gestão contratual, a tecnologia surge como aliada indispensável. O uso de softwares especializados de gerenciamento de contratos proporciona padronização, controle de prazos, alertas automáticos e registros centralizados, o que evita perda de documentos e facilita a fiscalização.

Exemplos de funcionalidades úteis em ferramentas digitais:

• Controle de vigência contratual e prazos de renovação;
• Acompanhamento de entregas e metas previstas;
• Armazenamento eletrônico de documentos com acesso controlado;
• Relatórios automatizados de desempenho e histórico de alterações contratuais;

Essas ferramentas reduzem a dependência de procedimentos manuais, minimizando erros humanos e acelerando processos de tomada de decisão.

A importância da comunicação entre as partes envolvidas

A administração contratual eficiente depende de comunicação clara e constante entre todos os envolvidos: contratante, contratado, fiscais e unidades administrativas.

A ausência de diálogo pode causar interpretações equivocadas, atrasos na execução e falhas no cumprimento das obrigações contratuais.

Boas práticas na gestão de contratos públicos

Adotar boas práticas pode ser um diferencial decisivo na eliminação de riscos e no fortalecimento da governança contratual dentro das instituições públicas.

• Gestão documental eficaz: manter versões atualizadas, registros de comunicação e controle de alterações contratuais;
• Monitoramento contínuo da execução: com visitas técnicas, conferência de prazos e indicadores de desempenho.

Fortalecer a comunicação garante mais agilidade na resolução de problemas e evita conflitos contratuais.

Impacto da má gestão contratual em contratos com instituições públicas

A administração ineficiente de contratos pode gerar impactos graves, como:

• Prejuízos financeiros que impactem a continuidade dos serviços da empresa;
• Aplicações de multas que exigem defesas técnicas e jurídicas;
• Perda de credibilidade perante sociedade;
• Aumento dos passivos da empresa.

Casos recorrentes em tribunais de contas ilustram esse cenário. Em diversas auditorias, o TCU aponta deficiências no acompanhamento de contratos, ausência de documentação relevante e omissões por parte dos responsáveis.

Caminhos para enfrentar os desafios

O aprimoramento da administração contratual passa necessariamente por mudanças estruturais e culturais dentro das instituições e empresas. Entre as ações recomendadas pelos especialistas da área, destacam-se:

• Investimento constante em capacitação técnica para servidores e colaboradores da empresa designados à fiscalização, gestão contratual e execução dos serviços;
• Profissionalização da atividade, transformando-a em função estratégica e valorizada no serviço público;
• Adoção de soluções tecnológicas integradas com os demais sistemas de gestão;
• Promoção da cultura de integridade e compliance, voltada para a observância das normas e combate à informalidade em processos.

As experiências positivas de tribunais, universidades e agências reguladoras evidenciam que, onde há planejamento, capacitação e uso estratégico da tecnologia, a saúde contratual se mantém elevada.

Transforme a gestão contratual em um diferencial estratégico

Os desafios são diversos, mas não intransponíveis. Com foco na qualificação, na adoção de ferramentas digitais eficientes e em boas práticas de administração contratual, construtoras e administradores públicos podem alcançar maior transparência, eficiência operacional e resultados satisfatórios para a sociedade.