La gestión de contratos ha cobrado relevancia en los últimos años como función estratégica en la gestión de obras y contratos de gran envergadura.
Ante un escenario marcado por la incertidumbre económica, alta complejidad técnica y múltiples variables externas, la simple ejecución del alcance acordado ya no garantiza el éxito de un proyecto.
Es en este contexto que la gestión eficiente de las reclamaciones se hace esencial, tanto para preservar el equilibrio económico y financiero del contrato como para mitigar riesgos y evitar litigios prolongados.
¿Qué caracteriza a una reclamación?
La reclamación contractual consiste en una solicitud formal realizada por una de las partes, generalmente el contratista, con el objetivo de compensar los desequilibrios ocurridos durante la ejecución del contrato.
Estos desequilibrios pueden surgir de factores como aumentos inesperados en los costos de insumos, interferencias externas, cambios en el alcance de la obra, retrasos en la liberación de áreas o fallas del proyecto.
Se trata de un instrumento fundamental para proteger la viabilidad económica del proyecto y garantizar que se respeten las condiciones iniciales del contrato.
¿Por qué son tan frecuentes las demandas?
La realidad de los proyectos de construcción en Brasil, especialmente en sectores como infraestructura, energía y construcción civil, plantea una serie de desafíos operativos que escapan al control directo de las partes involucradas.
Las condiciones climáticas adversas, las restricciones territoriales, los obstáculos logísticos y las fluctuaciones repentinas en el mercado de materiales son sólo algunos de los factores que pueden afectar directamente el cronograma y los costos de ejecución.
En consecuencia, las reclamaciones se convierten en herramientas legítimas para restablecer el equilibrio contractual.
Función estratégica y multidisciplinaria
La administración de contratos no se limita al seguimiento del cronograma ni a la gestión de documentos. También implica organizar la información necesaria para que, en caso de un desequilibrio, se pueda justificar una reclamación de forma sólida y técnica.
Esto requiere acciones que involucran diferentes disciplinas, como ingeniería, derecho, finanzas y planificación. Un enfoque multidisciplinario permite análisis más integrales y sostenibles, tanto de las causas del impacto como de las consecuencias prácticas para el contrato.
Monitoreo, registro y puntualidad
Una gestión eficaz de los contratos se basa en el seguimiento continuo de su ejecución y en la creación de una sólida base documental.
Un registro detallado de cada evento impactante, tomado en el momento en que ocurre, es la herramienta principal para sustentar futuras demandas. Fotografías, informes de campo, actas de reuniones, notificaciones formales y correspondencia entre las partes conforman este archivo.
Es fundamental que las reclamaciones se presenten dentro de los plazos estipulados contractualmente, respetando los procedimientos formales definidos.
¿Cuáles son las causas recurrentes de siniestros en obras de construcción?
Impactos financieros resultantes de las variaciones de precios
El aumento significativo de los precios de insumos como el acero, el cemento y el hormigón ha sido una de las principales causas de disputas en los últimos contratos.
La experiencia de los últimos años muestra que las tasas de ajuste previstas en los contratos no siempre reflejan la realidad del mercado, lo que compromete la capacidad de ejecución sin pérdidas.
La falta de previsibilidad en el comportamiento de los precios y la demora en los mecanismos de corrección hacen imprescindible presentar reclamos fundamentados de renegociación de valores.
Defectos de diseño y alcance mal definido
Otra fuente común de reclamaciones se relaciona con proyectos incompletos, obsoletos o imprecisos. La falta de estudios adecuados, las incompatibilidades entre disciplinas técnicas o los cambios frecuentes en el alcance del proyecto generan repeticiones de trabajos y costos adicionales no previstos inicialmente.
En este caso, la administración del contrato debe documentar todas las inconsistencias y sus impactos, tanto en términos de costo como de tiempo.
Retrasos en la adquisición de tierras y obstáculos ambientales
En contratos que involucran grandes áreas, como líneas de transmisión, carreteras o ferrocarriles, la liberación de frentes de trabajo depende a menudo de la resolución de cuestiones de tierras o de la obtención de licencias ambientales.
Cuando estos procesos son más lentos de lo previsto, existe un desajuste entre la movilización de recursos y las áreas disponibles para su implementación. Este tipo de impacto debe registrarse de forma clara y oportuna para la posterior formulación de solicitudes.
El papel de la tecnología en la administración de contratos
Herramientas de monitorización y análisis digital
La transformación digital también ha tenido un impacto positivo en la gestión de contratos. El software especializado permite supervisar el progreso físico del proyecto, registrar desviaciones en tiempo real, automatizar la gestión documental y cruzar información para identificar desviaciones y oportunidades de reequilibrio. Estas funciones aumentan la eficiencia y reducen la subjetividad en los análisis.
Tendencias futuras en la gestión de contratos
El uso de tecnologías como blockchain, BIM integrado y plataformas de colaboración en línea tiende a transformar los contratos en instrumentos más transparentes, trazables e inteligentes. Esto traerá consigo nuevos desafíos, pero también ampliará las posibilidades de prevención de conflictos y una mejor ejecución de los contratos.
Fundamento técnico y jurídico de las reivindicaciones
Relación causal y prueba del impacto
Una reclamación sólo se considera legítima cuando demuestra claramente el vínculo causal entre el hecho ocurrido y el desequilibrio del contrato.
Es necesario demostrar que la causa del siniestro afectó directamente la ejecución, ya sea en términos de costo, puntualidad o calidad. Para ello, se utiliza una combinación de datos técnicos, financieros y cronológicos, siempre acompañados de pruebas concretas.
La falta de prueba puede dar lugar al rechazo de la solicitud, aun cuando el perjuicio se haya producido efectivamente.
Presentación técnica estructurada
La preparación de una reclamación requiere un documento técnico claro y estructurado basado en parámetros objetivos. Debe incluir información como las fechas de los eventos, los valores afectados, comparaciones entre escenarios con y sin interferencias, referencias a cláusulas contractuales y simulaciones del impacto financiero.
Cuanto más detallada y objetiva sea la solicitud, mayor será su credibilidad ante la parte contratante y mayores serán las posibilidades de éxito en la negociación.
La diferencia entre una reclamación y un reequilibrio económico-financiero
Diferentes conceptos en la práctica contractual
Si bien ambas instituciones comparten el objetivo común de restablecer el equilibrio contractual, difieren en su naturaleza. Una reclamación es una demanda interpuesta por iniciativa de la parte contratante, generalmente debido a eventos no previstos ni expresamente regulados en el contrato.
El reequilibrio económico-financiero es un derecho garantizado por la ley, especialmente en los contratos administrativos, y se produce cuando se produce una modificación unilateral del contrato, un acto administrativo, un caso fortuito o fuerza mayor.
Criterios de solicitud
El reequilibrio es posible cuando la causa del desequilibrio se reconoce jurídicamente como exógena a la voluntad de las partes, como por ejemplo un aumento de impuestos o la imposición de nuevos requisitos por la parte contratante.
La reclamación suele ser más amplia y abarca situaciones de campo, interferencias técnicas, cambios operativos y otros sucesos cotidianos en la obra.
En ambos casos, el éxito del reclamo depende de la capacidad del contratista para documentar y demostrar el impacto sufrido.
El impacto de una buena gestión de contratos en los resultados del proyecto
Reducción de riesgos y mayor previsibilidad
Con una gestión de contratos activa y estratégica, puede reducir significativamente los riesgos de litigio, mejorar la previsibilidad de costos y proteger el margen de ganancia de su empresa.
Anticipar los problemas, formalizar adecuadamente las comunicaciones y controlar rigurosamente las obligaciones contractuales crean un entorno más seguro y profesional, fomentando la resolución consensuada de conflictos y la continuidad del contrato.
Preservación del margen de beneficio y la productividad
Las reclamaciones fundadas impiden al contratista realizar servicios fuera del alcance sin cobertura contractual, lo que normalmente compromete la rentabilidad.
Una documentación clara y un enfoque técnico hacia el contratista aumentan la credibilidad y la capacidad de negociación de la empresa, reduciendo pérdidas y optimizando recursos.
