El Informe Diario de Obra (IDO) es una herramienta fundamental para la gestión de cualquier proyecto de construcción. Sin embargo, a menudo se malinterpreta y, en ocasiones, se convierte en un registro de quejas o de créditos en la obra. Para que el informe diario de obra funcione como una herramienta eficaz para la gestión y administración de contratos, es crucial saber qué y cómo registrar, garantizando claridad y seguridad jurídica.
A continuación, presentamos los principales temas y directrices para la correcta redacción del RDO ( Informe de Actividades Contractuales), según lo expuesto por expertos en administración de contratos:
¿Qué es RDO y cuál es su función en el contrato?
El Informe Diario de Trabajo (IDT) es esencialmente una herramienta básica de registro . No debería ser el documento más importante del proyecto, ya que la información que contiene suele duplicarse en otros registros más específicos, como mediciones, cronogramas y nóminas.
Con la llegada de la gestión de contratos, se creó el "fetiche de los registros": la idea de que todo debe registrarse en el libro de registro de obra . Esto es un error. El libro de registro de obra no es un "libro de crédito" donde se anotan los pagos pendientes para su cobro futuro, ya que este enfoque convierte el registro de información en una excusa para la incompetencia, evitando el trabajo necesario de análisis, medición y negociación del proyecto.
Para obtener más detalles, vea nuestra transmisión en vivo completa sobre el tema:
La importancia de la objetividad al escribir un diario de construcción
El registro de construcción debe redactarse de forma objetiva . El lenguaje ideal utiliza sustantivos, verbos de acción y objetos (sujeto, verbo y elemento concreto).
Qué evitar:
- Emociones y adjetivos: Evite usar adjetivos (p. ej., «Estamos sumamente preocupados») o adverbios. Si desea escribir adjetivos, «escriba un libro de poesía, no un diario de obras».
- Frases clave para la redacción: Evite expresiones como "ya advertimos sobre los problemas" o "estamos sumamente preocupados".
- Discusiones y disputas: La Oficina Regional de Desarrollo (ORD) no debería ser un lugar para prolongar discusiones sobre un tema. Si la discusión se extiende demasiado, es señal de que el personal en el terreno carece de la competencia necesaria para resolver el problema; es preciso encontrar a alguien que sí la tenga.
- Textos contradictorios: Los textos confusos o con errores gramaticales son frecuentes, sobre todo porque la comunicación en una obra la realizan personas que a menudo no son especialistas en literatura. Sin embargo, el objetivo siempre debe ser la claridad para evitar malentendidos.
Las tres dimensiones esenciales de la RDO: Área, Precio y Proyecto
El RDO (Registro de Contratos) debe centrarse en los aspectos fundamentales que definen la ejecución del contrato: área, precio y proyecto .
Es fundamental no solo registrar el problema, sino también anticiparlo . Las acciones del equipo deben centrarse en:
- Área: Compruebe si el área está despejada.
- Proyecto: Analizar si los proyectos son correctos y están completos para su ejecución.
- Precio: Compruebe si la hoja de cálculo del servicio incluye un precio para la actividad a realizar.
Las mayores dificultades a las que se enfrenta el propietario (y que deben quedar registradas) son las incompatibilidades entre especificaciones y precios, las interferencias en el subsuelo, la falta de liberación de terreno y las demoras en la presentación de proyectos.
Evitar la “zona de guerra del registro” y reducir el nivel de información
Cuando el registro de derechos de autor se convierte en una disputa prolongada («guerra de derechos de autor»), la verdad se desvanece, la relación se daña y resulta imposible reconstruir la historia de la obra. En estos casos, se recomienda evitar esta guerra a toda costa .
La Oficina Regional de Depósitos (RDO, por sus siglas en inglés) se encuentra en la segunda capa de la Pirámide Dultra, un nivel donde los registros tienden a estar en una "zona de guerra" porque el contrato y las leyes son altamente susceptibles de interpretación.
Para mayor credibilidad y para resolver problemas, lo ideal es reducir el nivel de registro a los niveles de documentación técnica (niveles 3, 4 y 5). Algunos ejemplos de documentos técnicos que deben tener prioridad sobre el libro de registro de construcción son:
- Lista de control del proyecto (PCR).
- Mediciones (registro de lo que se hizo).
- Informes de levantamientos topográficos (para la publicación de levantamientos de tierras, por ejemplo, firmados por las partes involucradas).
- Procedimientos ejecutivos y documentación de calidad.
Cómo registrar las actividades y los impactos específicos en el informe diario
Suponiendo que el Informe Diario de Trabajo (IDT) se utilice correctamente, debería contener información básica sobre el trabajo realizado diariamente:
| Información básica sobre RDO | Detalles necesarios |
|---|---|
| Identificación | Fecha, lugar, alcance, contratista y cliente. |
| Condiciones climáticas | Si hubo lluvia, la cantidad de lluvia y si el tiempo fue bueno, nublado o lluvioso. |
| Recursos | Mano de obra (directa e indirecta), equipo y subcontratistas. La nomenclatura debe ajustarse al histograma contractual para permitir la correlación. |
Registro de actividades realizadas:
Las actividades realizadas deben registrarse teniendo en cuenta tres aspectos:
- Estado: Indica si está comenzando, continuando, finalizando, en pausa o reanudado (indicando el motivo de la pausa).
- Descripción: Preferiblemente, siga el cronograma (utilizando el ID de actividad) para permitir la correlación.
- Área: Describa el área según el proyecto y el cronograma.
Registro de impactos específicos:
Los impactos puntuales son sucesos específicos con una causa e impacto bien definidos (por ejemplo, una interrupción del trabajo debido a la falta de autorización de acceso).
Un comentario eficaz sobre un evento específico debería:
- Define el plazo de la interrupción.
- Identifique la razón específica.
- Especifique la actividad afectada (incluido el ID de programación).
- Indique la hora de lanzamiento (si corresponde).
- Enumere los recursos (empleados y equipos) que estuvieron fuera de servicio y el período durante el cual estuvieron disponibles.
Ejemplo de registro eficaz: “Las actividades de montaje electromecánico (ID X) en la subestación Y se detuvieron debido a una demora en la liberación del PTS. La liberación se produjo a las 10:00, lo que imposibilitó comenzar antes de las 10:30. El equipo civil (lista de empleados/equipos) estuvo inactivo entre las 8:00 y las 10:00.”
El RDO como parte de un sistema de gestión documental
El Informe Diario de Trabajo (IDT) es ineficaz para registrar los impactos sistémicos (aquellos que afectan al proyecto en su conjunto y son recurrentes, como retrasos en la aprobación del proyecto o falta de información sobre cantidades/precios en las hojas de cálculo).
Para anticipar y resolver problemas sistémicos, el registro debe mantenerse dentro del sistema de gestión de proyectos . Esto permite predecir el futuro del contrato.
En lugar de registrarlo en el libro de registro de construcción :
- Cuestiones del proyecto/Información técnica: Emitir consultas técnicas (TII) o solicitudes de información técnica para obtener respuestas del cliente y definir la planificación.
- Cambios de alcance: Envíe una solicitud de cambio (CR) , detallando el motivo, la documentación de respaldo y el impacto en el costo y el cronograma.
- Despeje de áreas: Utilice informes mensuales o semanales, mapas ilustrativos e informes topográficos (firmados) para documentar las áreas no despejadas (retrasos).
- Servicios adicionales (Orden económica): Idealmente, se debe realizar un análisis del proyecto con antelación y presentar propuesta de presupuesto Autorizaciones/Órdenes de Servicios Extraordinarios (ASE), asignando personal y equipo y obteniendo las firmas de las partes. No se debe prestar el servicio gratuitamente ni venderlo a crédito.
En resumen, el Informe Diario de Trabajo (IDT) es un registro diario necesario, pero su función principal es servir como registro básico de hechos específicos y la asignación de recursos. La gestión eficaz de proyectos y la resolución de problemas sistémicos dependen de un análisis integrado de proyectos, costos y cronogramas, así como del uso de documentación técnica más específica.
