Evitar disputas legales en la contratación pública es uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas que trabajan con contratos complejos, especialmente en los sectores de ingeniería, infraestructura y construcción. 

Cuando no se gestionan adecuadamente, las disputas terminan evolucionando en disputas legales largas y costosas con un alto potencial de fricción entre la parte contratante y el contratado.

Pero el escenario puede ser diferente cuando la empresa adopta una estrategia clara de gestión de reclamaciones, basada en buenas prácticas técnicas, legales y comerciales .

En este artículo comprenderás cómo esta gestión puede ser clave para evitar disputas legales, preservar el equilibrio económico y financiero de los contratos y mejorar el rendimiento general de los proyectos.

¿Qué son las reclamaciones contractuales y por qué generan disputas legales?

En los contratos de infraestructura de mediana y gran escala, ya sean públicos o privados, suelen ocurrir eventos que alteran significativamente los términos originalmente pactados. Cuando estos eventos afectan directamente los costos, los plazos o el alcance de la ejecución, suelen dar lugar a lo que se conoce como disputas contractuales.

Una reclamación, solicitud o estudio de reequilibrio económico-financiero es una solicitud formal presentada por una de las partes (generalmente el contratista) que busca reequilibrar el contrato, ya sea mediante modificaciones financieras, prórrogas o una revisión de las obligaciones. Las razones más comunes incluyen:

• Aumento significativo del costo de insumos, como el acero, el cemento o los combustibles;
• Retraso en la liberación de frentes de trabajo;
• Defectos u omisiones en el proyecto ejecutivo;
• Cambios legislativos o ambientales;
• Interferencias externas, como expropiaciones inconclusas;
• Condiciones climáticas atípicas.

El problema radica en que, cuando esta reclamación no está bien fundada o existen lagunas en la comunicación con la parte contratante, la solicitud se deniega, se ignora o ni siquiera se revisa formalmente. La consecuencia más común es una escalada de la disputa, seguida de notificaciones extrajudiciales, denegaciones, retenciones de pago y, en última instancia, procedimientos judiciales o arbitrales que comprometen la ejecución del proyecto y generan inseguridad jurídica para ambas partes.

La gestión de reclamaciones como herramienta para evitar disputas legales

Para una gestión eficaz de reclamaciones, el administrador de contratos debe tener conocimiento de los conceptos de administración de contratos para mapear, registrar, instruir, presentar y monitorear las solicitudes de reequilibrio contractual, con el foco puesto en evitar disputas legales y preservar la relación contractual.

Más que un proceso burocrático o una actividad legal, la administración de contratos es una estrategia para proteger los intereses de la empresa, mantener la relación entre las partes, monitorear el cumplimiento de las obligaciones contractuales con base en evidencia técnica, análisis de riesgos y actividades de negociación. 

Cuando se implementa bien, transforma posibles disputas en soluciones consensuadas, y esta es la principal ventaja competitiva para las empresas que trabajan con contratos altamente complejos.

Documentación técnica

El primer paso para una gestión eficiente es construir una sólida base documental. Cada reclamación debe estar respaldada por pruebas concretas: informes de construcción, histogramas, cronogramas, curvas de progreso físico-financiero, registros fotográficos, memorandos técnicos, análisis de productividad y otros documentos elaborados por las partes contratantes.

Sin esta documentación, la reclamación pierde fuerza y ​​credibilidad. Con una documentación sólida, la empresa demuestra profesionalismo y transparencia, lo que aumenta significativamente las posibilidades de éxito en la negociación.

Comunicación asertiva y oportuna

Pueden surgir muchas disputas legales debido a la forma en que se presenta el documento. La comunicación debe ser clara, objetiva y dentro de los plazos contractuales. Las demoras en la formalización o la formulación deficiente de argumentos pueden conllevar la pérdida de derechos.

Es importante que la solicitud se presente por los canales oficiales, acompañada de una carta de presentación, un resumen ejecutivo, justificaciones técnicas y una propuesta de solución. Cuando la parte contratante percibe preparación y buena fe, es más probable que esté dispuesta al diálogo.

Visión estratégica sobre riesgos y precedentes

La gestión de reclamaciones va más allá del análisis técnico. Requiere una comprensión estratégica del contexto contractual, la trayectoria de la parte contratante, el entorno político y la jurisprudencia aplicable. En algunos casos, la reclamación tiene buen mérito técnico, pero poca viabilidad comercial. En otros, puede aceptarse parcialmente mediante concesiones mutuas.

Un equipo especializado podrá evaluar si conviene negociar, proponer una mediación formal, activar de disputas de la junta directiva o llevar el asunto a los tribunales. Este análisis es esencial para evitar disputas legales mal calculadas, que pueden durar años y resultar en pérdidas bilaterales.

¿Qué errores hacen que las disputas sean inevitables?

A lo largo de los años de experiencia trabajando con contratos públicos y privados, hemos observado algunos errores recurrentes que convierten reclamaciones legítimas en disputas legales. Estos son los principales:

• Presentar reclamaciones sin prueba documental;
• Realizar solicitudes genéricas sin cuantificar el impacto;
• Esperar a que finalice la obra para presentar todos los reclamos acumulados;
• No registrar formalmente los acontecimientos durante la ejecución;
• Confiar en acuerdos verbales con representantes de la parte contratante;
• Ignorar los plazos establecidos en el contrato para la presentación de reclamaciones.

Evitar estos errores es el primer paso hacia una gestión de conflictos más eficiente y segura.

La gestión de reclamaciones en la práctica

La gestión de reclamaciones requiere experiencia técnica, contractual, administrativa y de negociación. En proyectos más sencillos, parte de este proceso puede gestionarse internamente. Sin embargo, cuando se trata de proyectos de infraestructura, concesiones, asociaciones público-privadas (APP) o contratos públicos con múltiples partes interesadas, lo ideal es contar con apoyo especializado.

Una consultora como Exxata trabaja de forma integrada con el equipo del contratista, ofreciendo:

• Diagnóstico inicial del contrato y de los principales riesgos de siniestros;
• Apoyo en la formalización de notificaciones y registros durante la obra;
• Elaboración de documentación técnica, informes y dictámenes;
• Definición de la mejor estrategia de negociación para cada reclamación;
• Participación en reuniones de negociación y defensa con el contratista;
• Apoyo en mediaciones, dispute boards o procedimientos judiciales, en caso necesario.

Este tipo de asociación ahorra tiempo, aumenta la tasa de éxito de las reclamaciones y contribuye a la profesionalización de la gestión de contratos.